Oszczędności w biurze. Jak zaciskać pasa bez szkody dla biznesu?

Możesz oferować pracownikom umowy śmieciowe lub korzystać z „usług” praktykantów i stażystów. Czy jednak naprawdę warto dać sobie przylepić etykietkę skąpca? Przyjrzyj się bardziej racjonalnym metodom na racjonalizację wydatków!

Biznes, który prowadzisz generalnie ma się dobrze, ale… wprost proporcjonalnie do wzrostu zysków, rosną także koszty. Utrzymanie pracowników, biura, sprzętów, koszty logistyki, promocji. Co dzień kalkulujesz na nowo i czujesz, że jeśli nic się nie zmieni, sprawy mogą wymknąć się spod kontroli?  Spokojnie, wielu przedsiębiorców to przerabiało. Oszczędzać naprawdę warto, trzeba tylko rozważyć na czym. Podpowiadamy jak sobie pomóc i jednocześnie nie wpaść w pułapkę bylejakości. Pomysły na poszukiwania oszczędności można roboczo pogrupować w trzy najważniejsze „sektory”:

Gospodarczo — administracyjny

Energia, ogrzewanie, woda, śmieci… Stałe koszty, które ponosi nie tylko każda osoba fizyczna, ale i wszyscy przedsiębiorcy. Są tak logiczne, stale i niezmienne, że najczęściej nikt o nich nie myśli. A to błąd! Jeśli chcesz szukać tzw. „bezpiecznych oszczędności”, to właśnie tego typu wydatki są pierwszą bramką, w którą powinieneś trafiać! Po pierwsze — opłaca się znaleźć dobrych dostawców zasadniczych mediów, ale oferujących konkurencyjne ceny, bądź intratne zniżki na dłuższy okres. Po drugie — warto pamiętać o oszczędzaniu na co dzień. Wyłączanie czuwania, skręcenie grzejnika (i zaszczepienie tego nawyku pracownikom) czy montaż szczelnej armatury to podstawa. Może brzmi to trochę dziwnie, ale w skali miesiąca, kwartału, roku daje sporą zaoszczędzoną sumę!

Logistyczno — organizacyjny

Obsługa IT, kurierska, bankowa, serwisowa, zaopatrzenie. Wszystkie te kwestie logistyczno-organizacyjne wpływają na bezproblemowe i optymalne funkcjonowanie całości przedsiębiorstwa. Ich zaniedbanie nie wróży niczego dobrego. Tzw. bowiem zaplecze administracyjne, dające wsparcie głównym funkcjom i procesom dziejącym się w przedsiębiorstwie, ma niebagatelny wpływ na sprawne działanie każdej organizacji. Jednocześnie jednak, powiedzmy sobie szczerze, niemal zawsze można znaleźć tańszego kuriera, serwisanta czy zaopatrzeniowca. I uwaga! Tańszy wcale nie oznacza gorszy. Czasem wystarczy poświęcić zaledwie parę minut na przejrzenie lokalnych ogłoszeń, by w nasze ręce wpadł numer do solidnego specjalisty z sąsiedztwa! Podobnie sprawy mają się z ofertami banków. Wystarczy przez chwilę skupić uwagę i przeanalizować jakie możliwości dają poszczególne oferty. Najczęściej okazuje się, że wcale nie korzystamy z najbardziej racjonalnej opcji. A po prostu takiej, do której ktoś nas przekonał, bądź która jako pierwsza przykuła naszą uwagę. Można też rozważyć robienie pewnych rzeczy samemu. Jeśli zatrudniamy zaledwie kilka osób, nie powinno być dla nas większym problem, by zaopatrzyć firmę np. w podstawowe środki higieniczne. Nie od wszystkiego potrzebni nam „ludzie”.

Promocyjno — rozliczeniowy

W planach racjonalizacji wydatków z tej kategorii zalecamy szczególną ostrożność. Punkt ten bowiem mieści w sobie kwestie i pojęcia, które mają mocno bezpośredni wpływ na tzw. core business (główna dziedzina działalności przedsiębiorstwa). Po pierwsze – reklama i marketing. By obniżyć koszty związane z nimi można cele promocyjne zlecić młodym, ale ambitnym freelancerom. Po drugie – kwestie księgowo-kadrowe. Tu też mamy do dyspozycji pewną, alternatywną do opłacania biura rachunkowego, opcję. Wystarczy skorzystać z bezpłatnej aplikacji do zarządzania firmą za pośrednictwem sieci, takiej jak np. Streamsoft Firmino. Ten program do faktur online umożliwia nie tyko wystawianie samych rachunków, ale także zarządzanie większością tzw. „spraw biurowych”. Co więcej znika też problem nadmiernego wykorzystywania drukarki i zakupu ogromnych ilości papieru. Wszelkie dane znajdują się „w chmurze”. Mamy do nich ciągły dostęp, niezależnie od miejsca, w którym się znajdujemy i sprzętu, z jakiego korzystamy.